Anfragen, Weiterleitung und Planung von Übungen

1. Zweck und Ziel

Diese Verfahrensbeschreibung regelt den Ablauf bei Anfragen, Planung und Durchführung von Übungen, an denen der Ortsverein Pfullendorf beteiligt ist oder deren Teilnahme durch Dritte (z. B. Feuerwehr, Bahn, Katastrophenschutzbehörde) angefragt wird.

Ziel ist eine einheitliche Vorgehensweise, klare Zuständigkeiten und die Sicherstellung, dass organisatorische, personelle und finanzielle Aspekte frühzeitig geklärt sind.

2. Geltungsbereich

Diese Verfahrensbeschreibung gilt für alle Mitglieder des Ortsvereins, insbesondere für:

die Bereitschaftsleitung,
die Helferinnen und Helfer,
die Einsatzleitung,
den Vorstand (bei haushaltsrelevanten Fragen).

3. Zuständigkeiten

Bereich	Zuständigkeit	Aufgabe
Annahme und erste Entgegennahme einer Anfrage	Entgegennahme, Erfassung der Anfrage, erste Bewertung und Weiterleitung	Entgegennahme, Erfassung der Anfrage, erste Bewertung und Weiterleitung
Koordination der Übungsteilnahme	Bereitschaftsleitung / EGB-Leitung	Abstimmung mit anfordernder Stelle, interne Helferkoordination, Planung von Fahrzeugen und Material
Entscheidung über Teilnahme	Bereitschaftsleitung in Abstimmung mit Vorstand	Prüfung der organisatorischen und finanziellen Rahmenbedingungen
Kommunikation mit externen Stellen (z. B. Feuerwehr, Bahn, Kommune)	Nur über Bereitschaftsleitung oder bevollmächtigte Person	Verbindliche Zusagen nur durch Berechtigte
Abrechnung / Kostenklärung	Bereitschaftsleitung / Vorstand / ggf. EGB-Leitung	Prüfung, ob Kosten entstehen und wer Kostenträger ist

4. Mindestinformationen bei jeder Anfrage

Vor einer verbindlichen Zusage müssen folgende Informationen vorliegen:

Übungsanforderung - Formular

Anfordernde Stelle (z. B. Feuerwehr [Ort], Bahn, Stadtverwaltung)
Ansprechperson mit Telefonnummer und E-Mail
Art der Übung (z. B. Einsatzübung, Stabsrahmenübung, Gefahrgutübung etc.)
Ort und genauer Treffpunkt
Datum und Uhrzeit (Beginn und geplantes Ende)
Anzahl und Art der angeforderten Kräfte / Fahrzeuge
Ziel der Übung (z. B. Zusammenarbeit, realistische Einsatzdarstellung, Patientendarstellung)
Versicherung und Verpflegung (durch wen gestellt?)
Kostenregelung (Kostenübernahme, Helferentschädigung, Materialaufwand etc.)

5. Grundsätze zur Kostenregelung

In allen Fällen sind die Mindestangaben nach Ziffer 4 vorzulegen (Vorzugsweise ausgefüllte Übungsanforderung

1. Feuerwehrübungen:

Die Teilnahme erfolgt in der Regel unentgeltlich, sofern es sich um eine gemeinschaftliche kommunale Feuerwehrübung im Rahmen der örtlichen Gefahrenabwehr handelt.
Eine Helferentschädigung wird dabei nicht gezahlt, es sei denn, die Gemeinde übernimmt diese ausdrücklich.
Verbrauchsmaterial (z. B. Verbandmaterial) ist nach Möglichkeit zu ersetzen oder zu dokumentieren.

2. Übungen anderer Organisationen / Dritter (z. B. Bahn, Industrie, Landratsamt):

Eine Kostenübernahme ist vorab zu klären.
Die Teilnahme ist nur nach schriftlicher oder mündlicher Bestätigung der Kostenregelung durch den Anforderer möglich.
Fehlt eine klare Regelung, darf keine verbindliche Zusage erfolgen.

3. Interne DRK-Übungen:

Werden durch den Ortsverein getragen.
Bei überörtlichen Übungen gelten die Regelungen des Kreis- oder Landesverbandes.

6. Checkliste für die Anfrage / Teilnahmeentscheidung

Ergänzend müssen sich als Vor-Check folgende Fragen beantworten lassen:

Prüffrage
Wer fordert die Teilnahme an?
Datum / Uhrzeit / Ort bekannt?
Art der Übung (Feuerwehr / Bahn / KatS / intern)?
Zuständigkeit und Ansprechpartner geklärt?
Kostenfrage (Helferentschädigung / Material / Verpflegung) geklärt?
Helfer- und Fahrzeugbedarf festgelegt?
Genehmigung durch Bereitschaftsleitung erfolgt?
Rückmeldung / Zusage an Anforderer erfolgt?
Dokumentation / Nachbereitung vorgesehen?

Übungsanforderung Checkliste - Formular

7. Nachbereitung Nach Abschluss der Übung ist ein kurzer Bericht zu erstellen mit: • teilnehmenden Kräften, • Dauer der Übung, • besonderer Erkenntnisse oder Verbesserungspotentiale, • ggf. anfallenden Kosten. Berichte werden an die Bereitschaftsleitung weitergegeben und im Übungsarchiv abgelegt. 8. Inkrafttreten Diese Dienstanweisung tritt am [Datum einsetzen] in Kraft und ersetzt frühere Regelungen zum gleichen Thema. Änderungen bedürfen der Zustimmung der Bereitschaftsleitung und des Vorstandes.