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Inhaltsverzeichnis
Anfragen, Weiterleitung und Planung von Übungen
1. Zweck und Ziel
Diese Verfahrensbeschreibung regelt den Ablauf bei Anfragen, Planung und Durchführung von Übungen, an denen der Ortsverein Pfullendorf beteiligt ist oder deren Teilnahme durch Dritte (z. B. Feuerwehr, Bahn, Katastrophenschutzbehörde) angefragt wird.
Ziel ist eine einheitliche Vorgehensweise, klare Zuständigkeiten und die Sicherstellung, dass organisatorische, personelle und finanzielle Aspekte frühzeitig geklärt sind.
2. Geltungsbereich
Diese Verfahrensbeschreibung gilt für alle Mitglieder des Ortsvereins, insbesondere für:
- die Bereitschaftsleitung,
- die Helferinnen und Helfer,
- die Einsatzleitung,
- den Vorstand (bei haushaltsrelevanten Fragen).
3. Zuständigkeiten
| Bereich | Zuständigkeit | Aufgabe |
|---|---|---|
| Annahme und erste Entgegennahme einer Anfrage | Entgegennahme, Erfassung der Anfrage, erste Bewertung und Weiterleitung | Entgegennahme, Erfassung der Anfrage, erste Bewertung und Weiterleitung |
| Koordination der Übungsteilnahme | Bereitschaftsleitung / EGB-Leitung | Abstimmung mit anfordernder Stelle, interne Helferkoordination, Planung von Fahrzeugen und Material |
| Entscheidung über Teilnahme | Bereitschaftsleitung in Abstimmung mit Vorstand | Prüfung der organisatorischen und finanziellen Rahmenbedingungen |
| Kommunikation mit externen Stellen (z. B. Feuerwehr, Bahn, Kommune) | Nur über Bereitschaftsleitung oder bevollmächtigte Person | Verbindliche Zusagen nur durch Berechtigte |
| Abrechnung / Kostenklärung | Bereitschaftsleitung / Vorstand / ggf. EGB-Leitung | Prüfung, ob Kosten entstehen und wer Kostenträger ist |
4. Mindestinformationen bei jeder Anfrage
Vor einer verbindlichen Zusage müssen folgende Informationen vorliegen:
- Anfordernde Stelle (z. B. Feuerwehr [Ort], Bahn, Stadtverwaltung)
- Ansprechperson mit Telefonnummer und E-Mail
- Art der Übung (z. B. Einsatzübung, Stabsrahmenübung, Gefahrgutübung etc.)
- Ort und genauer Treffpunkt
- Datum und Uhrzeit (Beginn und geplantes Ende)
- Anzahl und Art der angeforderten Kräfte / Fahrzeuge
- Ziel der Übung (z. B. Zusammenarbeit, realistische Einsatzdarstellung, Patientendarstellung)
- Versicherung und Verpflegung (durch wen gestellt?)
- Kostenregelung (Kostenübernahme, Helferentschädigung, Materialaufwand etc.)
5. Grundsätze zur Kostenregelung
In allen Fällen sind die Mindestangaben nach Ziffer 4 vorzulegen (Vorzugsweise ausgefüllte Übungsanforderung
1. Feuerwehrübungen:
- Die Teilnahme erfolgt in der Regel unentgeltlich, sofern es sich um eine gemeinschaftliche kommunale Feuerwehrübung im Rahmen der örtlichen Gefahrenabwehr handelt.
- Eine Helferentschädigung wird dabei nicht gezahlt, es sei denn, die Gemeinde übernimmt diese ausdrücklich.
- Verbrauchsmaterial (z. B. Verbandmaterial) ist nach Möglichkeit zu ersetzen oder zu dokumentieren.
2. Übungen anderer Organisationen / Dritter (z. B. Bahn, Industrie, Landratsamt):
- Eine Kostenübernahme ist vorab zu klären.
- Die Teilnahme ist nur nach schriftlicher oder mündlicher Bestätigung der Kostenregelung durch den Anforderer möglich.
- Fehlt eine klare Regelung, darf keine verbindliche Zusage erfolgen.
3. Interne DRK-Übungen:
- Werden durch den Ortsverein getragen.
- Bei überörtlichen Übungen gelten die Regelungen des Kreis- oder Landesverbandes.
6. Checkliste für die Anfrage / Teilnahmeentscheidung
Ergänzend müssen sich als Vor-Check folgende Fragen beantworten lassen:
| Prüffrage | Erledigt |
|---|---|
| Wer fordert die Teilnahme an? | |
| Datum / Uhrzeit / Ort bekannt? | |
| Art der Übung (Feuerwehr / Bahn / KatS / intern)? | |
| Zuständigkeit und Ansprechpartner geklärt? | |
| Kostenfrage (Helferentschädigung / Material / Verpflegung) geklärt? | |
| Helfer- und Fahrzeugbedarf festgelegt? | |
| Genehmigung durch Bereitschaftsleitung erfolgt? | |
| Rückmeldung / Zusage an Anforderer erfolgt? | |
| Dokumentation / Nachbereitung vorgesehen? |
7. Nachbereitung
Nach Abschluss der Übung ist ein kurzer Bericht zu erstellen mit:
- teilnehmenden Kräften,
- Dauer der Übung,
- besonderer Erkenntnisse oder Verbesserungspotentiale,
- ggf. anfallenden Kosten.
Berichte werden an die Bereitschaftsleitung weitergegeben und im Übungsarchiv abgelegt.
Ergänzend gelten die Regelungen der Verfahrensanweisung Einsatzdurchführung EGB (SEG) sowie Einsatzdokumentation
8. Inkrafttreten
Diese Verfahrensanweisung tritt am 09.10.2025 in Kraft.
Änderungen bedürfen der Zustimmung der Bereitschaftsleitung und des Vorstandes.